|
|
SMMM Staja Başlama Muhasebe Denetimi Ders Notu
İç Kontrol sistemi
İÇ KONTROL SİSTEMİ
HAKKINDA BİLGİ EDİNME VE KONTROL RİSKİNİ DEĞERLEME:
İç Kontrol Sistemi;
a-İşletme varlıklarının korunması, (Muhasebe kontrolü)
b-Yanlışlıkların ve yolsuzlukların önlenmesi (Muhasebe kontrolü)
c-Muhasebe bilgilerinin doğruluk ve güvenirliğinin sağlanması
(Muhasebe kontrolü)
d-Muhasebe bilgilerinin zamanında hazırlanmasının sağlanması
(Muhasebe kontrolü)
e-İşletme faaliyetlerinin yönetim politikalarına uygunluğunun
sağlanması; amaçlarına ulaşmak için, işletme faaliyetlerinin düzenli
ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamada yardımcı olan, işletme
yönetimi tarafından kabul edilmiş politikalar ve
prosedürlerdir.(Yönetsel kontrol)
1-İÇ KONTROL SİSTEMİNİN AMAÇLARI
İç Kontrol Sisteminin amaçları esas, genel ve özel olmak üzere
sınıflandırılabilir.
İç Kontrol Sisteminin Esas Amaçları:
1-İşletmenin varlıklarını korumak,
2-Muhasebe bilgilerinin doğruluk ve güvenirliğini sağlamak
(Muhasebe bilgilerinin doğruluğu, finansal nitelikteki işlemlerin
kaydedilmesinde, sınıflandırılmasında, özetlenmesinde ve
raporlanmasında genel kabul görmüş muhasebe ilkelerinin ilgili
yasaların uygulanmasıdır.Muhasebe bilgilerinin güvenirliği ise,
belge ve kayıtların işletmenin gerçek işlemlerini yansıtmasını,
kayıt dışı bırakılmış işlemlerin olmadığını ifade eder.)
3-Faaliyetlerin verimliliğini ve politikalarını uygunluğunu
sağlamak.
4-Kaynakların ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak.
5-Yönetim tarafından belirlenmiş hedeflere ve amaçlara ulaşılmasını
sağlamak.
İç Kontrol Sisteminin Genel Amaçları:
1-İşlemler, yönetimin devrettiği genel ve özel yetkilere uygun
olarak yürütülmelidir.
2-İşlemler, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak ve
hesap verme yükümlüğünü yerine getirecek şekilde kaydedilmelidir.
3-Varlıklara ve belgelere erişim yetkili personelle
sınırlandırılmalıdır.
4-Mevcut varlılar, belirli sorumluluk kayıtlarıyla karşılaştırılmalı
ve herhangi bir fark belirlendiğinde, farkın özelliğine göre gerekli
soruşturma yapılmalıdır.
İç Kontrol Sisteminin Özel Amaçları
Belirli bir işlem grubunu yürütmek için, genel kontrol
amaçlarına paralel özel kontrol amaçları belirlenir.Mesela kredili
satış işlemlerine yönelik özel kontrol amaçları şunlardır.
Yetki: Kredili satış işlemi yapılması belirli personele verilmeli ve
alıcıların kredi limitleri aşılmamalıdır.
Gerçeklik:Gerçek tutarlar gösterilmeli, hayali işlem ve
müşteriler olmamalıdır.
Bütünlük:Yapılan tüm kredili satışlar kayıtlarda
gösterilmelidir.
Kayıtsal doğruluk: İrsaliye, fatura vs belgeler stoklara ve
alıcı hesaplarına doğru kaydedilmelidir
Sınıflandırma; Yapılan işlemler kayıtlara intikal ettirilirken belli
bir sınıflandırmaya tabi tutulmalı ve her işlem sınıfındaki doğru
hesaplara kaydedilmelidir.
Zamanlılık; İşlemler gerçekleştiği dönemde zamanında kayıtlara
intikal ettirilmelidir.
Varlıkları Koruma; İşlemle ilgili kıymetli evraklar , kilitli
yerlerde muhafaza altına alınmalıdır.
Mutabakat; Bütün kayıt işlemleri ve varlıklar birbiriyle kontrol
edilerek mutabakatı yapılmalıdır.
2-İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASINDA GÖZÖNÜNDE BULUNDURULMASI
GEREKEN FAKTÖRLER:
a-Risk Faktörü: İç kontrol sistemi kurulmadan önce, işletme
yönetimi mevcut risklerin türlerini ve önemlilik derecesini
bilmelidir.Yönetim tarafından bu risklerden kaçınılamayacağı kabul
edildikten sonra, bu riskler nedeniyle ortaya çıkabilecek zararları
en aza indirebilmek için iç kontrol sistemi kurulmalıdır.İşletme
yöneticileri 2 tür riskle karşı karşıyadır.Finansal Riskler; uygun
olmayan yönetim politikalarının uygulanması ve yolsuzluk işlemleri
sonucu, varlıkların kaybı olasılığıdır.Muhasebe riskleri;
varlıklarla ilgili hesap verme yükümlülüğünün yerine getirildiği
raporlarda ve kayıtlarda yapılacak hata olasılığıdır.
İşletme büyüklüğü,faaliyet konusu,kullanılan varlıkların türü ve
işletme sahibinin işletme ile ilgi derecesi hem varlıların yetersiz
ve yolsuz işlemlerde kullanılması riskini (finansal risk) hem de
muhasebe kayıtlarında ve raporlarında yapılan hatalara ilişkin
riskleri(muhasebe riskini) etkileyen faktörlerdir.
b-Maliyet Faktörü: İç kontrol sistemini kurulması işletmeye
maddi bir maliyet getirecektir.Bu maliyet kurulacak sistemde yer
alan personelin sayısı ve niteliği ve teknik ekipmanla ilgilidir.İç
kontrol sisteminin uygulanması işletme içinde bürokrasiyi artırır,
daha fazla belge ve iş gücü harcanmasına,bürokratik işlemler
nedeni ile işlemlerin yavaşlamasına,karlılık ve verimliliğin düşük
miktarda gerçekleşmesine yol açabileceği için işletme için bir
kayıp söz konusu olabilir.
3-İÇ KONTROL SİSTEMİNİ TEMEL UNSURLARI:
a-Kontrol Çevresi (Ortamı): Etkili bir iç kontrol sisteminin ön
şartı uygun ortamın sağlanmasıdır.Bu ortam ise; bir işlem grubuna
özgü politika , usul ve yöntemlerin etkinliğini belirlemede,
arttırmada veya azalmada etkili olan tüm faktörlerdir.İç kontrol
sistemini etkileyen çeşitli faktörler; Yönetimin felsefesi, Örgüt
yapısı, Personel durumu, bütçe sistemi, işletme politika ve
uygulamaları,iç denetim
b-Muhasebe Sistemi: Bir işletmenin faaliyetlerine ve finansal
durumuna ilişkin hesap verme yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla
işlemleri belirleme,belgelere ve muhasebe defterlerine kaydetme ve
raporlama ile ilgili usul ve yöntemlerden oluşur.Muhasebe sistemi
içinde yer alan ögeler; hesap planları, yasal defterler ve belgeler
ile işletmenin ilgili dönem mali tablolarıdır.
c-İç Kontrol Usul ve Yöntemleri (Prosedürleri): Kontrol
prosedürleri, işletme amaçlarına ulaşmak için yönetimin kurduğu
işletme çevresine eklenen politikalar,usuller ve yöntemlerdir.
Kontrol prosedürleri, çeşitli amaçlara sahiptir ve genellikle
aşağıdaki konulara ilişkin usul ve yöntemler olarak
sınıflandırılabilir.
1-İşlemlerin yürütülüşünün uygun yetkilere dayandırılması
2-Hata ve yolsuzlukların yapılmasını ve gizlenmesini azaltmak
amacıyla işbölümünün yapılması
3-İşlemlerin uygun şekilde kaydedilmesini sağlayacak, gerekli
belgelerin tasarımı ve kullanımı
4-Varlıkların ve kayıtların yeterli düzeyde korunması için
varlıkların kullanılması yetkisinin sınırlandırılması
5-Sorumluluk kayıtlarının, mevcut varlıklarla karşılaştırılması.
4-İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ:
Dış denetçi, mali tabloları denetlerken iç kontrol sistemini
başlıca iki amaca ulaşmak için inceler ve değerlendirir.
a-Denetim Çalışmalarını Planlamak: Denetim çalışmalarının
kapsamı, niteliği, yapılacak testler , bunların sayısı işletmedeki
iç kontrol sisteminin etkinliğine bağlıdır.İç kontrol sistemiz güçlü
ise;denetçi sisteme güvenir,çalışmasının kapsamını dar tutar.İç
kontrol sistemi zayıf ise; denetçi iç kontrol sistemine güvenmez ve
geniş kapsamlı denetim programı hazırlar.
b-İç Kontrol Sistemini Geliştirmek: Mesleki bilgi ve
tecrübesine dayanarak işletmenin iç kontrol sistemini değerlendiren
denetçi sistemin zayıf yönlerini belirleyip geliştirilmesi için
işletme yönetimine öneride bulunabilir.
İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesinde Uygulanan Yaklaşımlar;
-Fonksiyonlarına Göre Bölümlendirme; Bu yaklaşımda denetçi, bir
fonksiyonu başından sonuna kadar inceler ve değerlendirir.Örn;satış
fonksiyonu ile ilgili olarak siparişin alınması , kredi açılması,
malın sevki .....
-Departmanlarına Göre Bölümlendirme; İşletmenin kısım , bölüm ve
şubelerine göre bölümlendirilir.
-Mali tablolara Göre Bölümlendirme;bilanço ve gelir tablosundaki
hesaplara göre bölümlendirilir.
-Dönemlere Göre Bölümlendirme; Bütün faaliyetler oluş dönemlerine
göre bölümlerine ayrılarak incelenir.
İç Kontrol Sistemini Tanıma Yöntemleri;
İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi için ilk olarak iç
kontrol sisteminin tanınması gerekir.Bu aşamada denetçi sistem
hakkında bilgi toplar ve bunları sistematik olarak çalışma
kağıtlarına kaydeder.İç kontrol sistemini tanımada yararlanılan
başlıca bilgi kaynakları şunlardır;
-İşletme personeli ile yapılan görüşmeler
-İşletmenin örgüt yapısı
-İşletme yönetiminin yayınladığı genelgeler
-İş tanımları
-İşletmenin hesap planı ve muhasebe yönetmeliği
-İç denetçilerin raporları, çalışma kağıtları ve denetim programları
-Önceki yıllara ait denetim raporu,çalışma kağıtları ve iç kontrol
raporları
-Muhasebe çalışanlarının gözlemlenmesi, belge ve kayıtların
incelenmesi
-İşletme tesislerinin gezilmesi
Denetçi; bu bilgi kaynaklarından iç kontrol sistemini tanımak
için aşağıdaki yöntemlere başvurur.
-Not Alma: Dış denetçi,işletme örgüt yapısındaki yetkili
kişilere sorular sorarak ve onlarla konuşarak notlar alır.Daha sonra
bu notları düzenleyerek ,önemli gördüğü konuları çalışma kağıtlarına
aktarır.
-Anket Yöntemi: İç kontrol sistemine yönelik bir dizi sorudan
oluşan anket işletme personeline uygulanır.Soru kağıtları
hazırlanırken soruların yönlendirici değil, somut bir olaya kesin
nitelikte cevap arayan nitelikte olması gereklidir.
-Akış Şemaları: İşletmenin birbirini izleyen belgeleme ve
kayıt işlemlerinin sembolik ve şematik olarak gösterilmesidir.
İç kontrol sisteminin işleyip işlemediğini araştırmak için denetçi
uygunluk testleri yapar.Bu testlerin amacı yönetim tarafından
önceden belirlenmiş ilke ve yöntemlere ne derece uyulduğunu
belirlemektir.Uygunluk testlerinin sonucunda kontrollerin
etkinliğine inanılırsa daha sonraki testlerin kapsamı daraltılır.
İç kontrol sisteminin işleyişinde şu konular araştırılır.
1-Yetki : Faaliyetlerin yapılmasındaki yetki durumu
2-Bütünlük: Mevcut işlerin tamamının kaydedilip
kaydedilmediği
3-Gerçeklik: (Varolma) Kaydedilmiş işlemlerin gerçekliği
4-Sınıflandırma: (Mülkiyet,Hak sahibi)İşlemlerin uygun olarak
sınıflandırılıp sınıflandırılmadığı
5-Zamanlılık: (Dönemsellik)İşlemlerin zamanında kaydedilip
kaydedilmediği
6-Kayıtsal Doğruluk: Tüm işlemlerin kayıtlara doğru olarak
kaydedilip kaydedilmediği
7-Mutabakat: Hesaplar ile belgeler arasında mutabakatların
yapılıp yapılmadığı |
|
